¿Qué es la gestión documental?

La humanidad siempre ha tenido la necesidad de dejar registro de su entorno, bien sea a través de imágenes o símbolos, que fueron evolucionando hasta desarrollar la escritura, y con ella ya fue más fácil documentar cualquier actividad y poder transmitir esa información a cualquiera que tuviera acceso en tiempos posteriores.

Esto nos da un antecedente para definir qué es la gestión documental, una actividad que se presenta en cualquier ámbito de nuestro  día a día como sociedad, ya sea a nivel personal, grupal, institucional o empresarial. La gestión documental tiene que ver con los medios y procesos necesarios para estructurar, guardar y obtener documentos, con la finalidad de automatizar los procesos de trabajo de una empresa u organismo.

Los documentos pueden presentarse en formato impreso o digital, y abarcan una variedad de registros como contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, inscripciones gubernamentales y cualquier tipo de información que sea susceptible de resguardo por intereses particulares individuales o grupales.

Se dice que aquel que controla la información, controla al mundo; de ahí la importancia de su gestión y custodia. En este artículo presentaremos información fundamental para la gestión  documental, desde elementos básicos hasta las formas eficaces para realizar esta actividad tan primordial.

La Relevancia de una gestión documental óptima

Vista la importancia de almacenar y disponer de la información de forma eficiente, se han realizado estudios sobre esta tarea, de los cuales se desprenden algunos datos. Uno dice que, en promedio, los empleados dedican aproximadamente 20 minutos a la búsqueda de documentos para realizar alguna tarea. Esto trae como consecuencia que, empresas con procesos deficientes en gestión documental, pierdan grandes cantidades de dinero al año.

Con la era digital la gestión documental se ha visto favorecida, con lo cual las empresas y sus empleados ahora gozan de beneficios que han facilitado sus tareas. Por ejemplo:

• • • Garantizar la seguridad de la información utilizando sistemas seguros de acceso.

  
  

  • • Transformar tareas manuales en procesos digitalizados.

  
  

  • • Agilizar la disponibilidad de un documento

  
  

  • Eliminar el uso de papel, reduciendo así el impacto ambiental.

Beneficios de un gestor documental eficiente

Desde hace unos años ya, estamos inmersos en la era digital y con esto tenemos a disposición una gran variedad de herramientas para automatizar nuestras tareas. Muchas de estas herramientas se han venido usando conforme iban apareciendo, y han cumplido su cometido. Sin embargo, la evolución de las empresas y la manera de gestionar su información ha evolucionado a paso vertiginosos, por lo que esas primeras herramientas evolucionaron también y se han integrado a softwares integrales, mucho más completos con determinadas funciones que veremos a continuación.

Clasificación para facilitar las búsquedas

Con la indexación se puede asignar etiquetas o palabras clave a un documento o registro para que pueda ser identificado, recuperado y organizado de manera eficiente. Es decir,que podemos realizar la clasificación y organización de la información de un documento para que pueda ser fácilmente encontrado y con acceso en un sistema de búsqueda o archivo. La indexación es un componente importante de la gestión documental y la organización de la información en bibliotecas, bases de datos y otros sistemas de almacenamiento de información.

Automatización de flujos de trabajo

Los flujos de trabajo digitalizados son como mapas que nos  indican los diferentes pasos a seguir en un proceso, seccionando el mismo en tareas y asignando el usuario responsable de cada una de ellas. Cualquier resguardo de un documento puede marcar el inicio de un proceso, por ejemplo una hoja de vida o un reclamo. Esta lectura del flujo de trabajo permite supervisar los procesos y hacer los correctivos pertinentes. Por ejemplo, el departamento de recepción de mercancías, a través de su flujo de trabajo digitalizado puede llevar el control de facturas a pagar, notas de crédito, facturas vencidas, mercancías averiadas y cualquier información relevante para el control de inventarios.

Compatibilidad con otros softwares

Cuando un gestor documental es compatible con otros softwares, trae varias ventajas. Entre ellas, puede mejorar la eficiencia y productividad ya que se pueden compartir datos y archivos de forma fluida sin inconvenientes, sin necesidad de agregar los datos manualmente. Se reducen costos y tiempo, puesto que al ser compatibles la migración de un software a otro será más expedita y será más fácil para los usuarios adaptarse a los cambios.

El sistema de gestión documental y su funcionamiento

Para implementar cualquier sistema y poder sacarle el provecho que deseamos, debemos conocer sus aspectos básicos y la forma como desarrolla los procesos. Veamos cómo funciona un sistema de gestión documental, de manera sencilla sin entrar en detalles minuciosos.

Captura y manejo de documentos

Convertir documentos de papel a digitalizados es una de las primeras tareas del sistema de gestión documental, para ello se vale de diversos métodos, tales como:

Escaneo, indexación de emails, tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), formularios electrónicos e importación de otros sistemas.

Seguimiento documental

Esta fase del proceso también es importante, porque es cuando ubicamos cualquier documento dentro del sistema para ser utilizado; la velocidad con que se haga agiliza las tareas y aumenta la productividad, también se resguarda la seguridad de la información. Para este fin, el sistema controla el acceso y solo las personas autorizadas tienen vía libre a estos datos; en esta dinámica de trabajo el gestor también contempla auditorías para comprender las actividades de la empresa y poder hacer evaluaciones y fijar objetivos.

Seguridad documental

Los documentos digitalizados no corren el riesgo de deteriorarse o extraviarse, como sí sucede con los documentos en formato de papel. Por otra parte, es más fácil y seguro resguardarlos y mantener su confidencialidad por medio de sistemas informáticos de contraseñas y de encriptación, que cada día se están actualizando para ser más seguros.

Ventajas de un sistema de gestión documental

Este tipo de sistemas se puede realizar de tres formas, resguardar la información en la nube, en un centro local de datos de la misma empresa, o una combinación de ambos. En cualquier caso, cada uno ofrece beneficios y todo está en definir cuál es el más conveniente para la empresa en cuestión.

En estos tiempos en los que la vida se desenvuelve con una dinámica de gran velocidad, las empresas y organismos deben tener una capacidad de respuesta acorde. Con un sistema de gestión documental es más sencillo estar al día de las exigencias, pues aumenta la eficiencia en los procesos, disminución de costos, clientes satisfechos, empleados más motivados para el cumplimiento de sus tareas y se simplifica también seguir las normativas para el manejo de la información.

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