El “papel” de la gestión documental en una empresa.
Como sacado de la mismísima película de Harry Potter, en la que Gullom llamaba su precioso o tesoro a aquel anillo, el documento, o mejor aún su contenido, ha desatado batallas societarias significativas y ha librado airosos a sus integrantes de otras tantas. Es el tesoro moderno, y ni que decir, en tiempos de pandemia.
Nuestra sociedad camina a grandes pasos, que se aceleraron en medio de la emergencia actual, hacia la digitalización de los documentos físicos. Aquellas interminables cajas, imposibles para alérgicos o asmáticos de la oficina, que ocupaban volúmenes importantes en el espacio de una empresa. Hoy, están ordenadamente contenidos en un dispositivo que el usuario consulta a través de una nube o software. Listo. Fácil.La idílica posibilidad de quitarse las rodilleras que usábamos para empezar a buscar folio a folio aquella orden de compra, factura, contrato o soportes de pago de seguridad social ve la luz al final del camino, para su más indefectible extinción. Ahora, una palabra clave (tal vez la primera que se nos viene a la mente), un número de consecutivo o de cédula puesto en el link de búsqueda nos resuelve la vida. Y hasta ahí, no hemos aludido a la satisfacción de saber que estamos, desde nuestra posición, jugando un papel importante en el cuidado del medio ambiente.
Los retos no son pocos. Debemos primero romper los prejuicios y temores: Entender, que el contenido del documento se conserva mejor si lo digitalizo. Punto. Asesorarnos con abogados que nos orienten frente a la estricta necesidad legal de conservar un documento físico y estimar, en todo caso, que conforme al tiempo de prescripción de las acciones dicho término no es perpetuo ( no tendría sentido conservar un documento físico más de 10 años Art. 30 CCio) y buscar alternativas viables que por ejemplo, nos permitan con total validez suscribir nuestros contratos digitalmente. En fin, más tareas digitales. Menos doble firma y autenticación con reconocimiento de huella por sí acaso.
La protección y uso de datos personales será un tema de permanente atención, y no es para menos. Afortunadamente, cada día nuevas empresas fortalecen sus sistemas de computación y podemos asumir los riesgos mínimos, no que no existan.
La pandemia evidenció a los quedados. A quienes tienen todo en la oficina y deben trabajar desde casa. Lo bueno, como en todo, es la oportunidad de tomar de cada situación una oportunidad y jugarla a nuestro favor. Nada que hacer, nos tocó reiniciarnos, reinventarnos y volverlo a intentar hasta lograrlo.
