En qué consiste el Sistema de Ordenación Documental
El Sistema de Ordenación Documental es un conjunto de normas, principios, técnicas y procedimientos que se aplican en las entidades públicas y privadas del país para organizar, clasificar, conservar y disponer adecuadamente de los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones y actividades.
Consiste en un marco normativo y metodológico que busca garantizar la gestión eficiente y efectiva de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final, ya sea su conservación permanente o su eliminación, de acuerdo con los plazos y criterios establecidos legalmente.
El Sistema de Ordenación Documental en Colombia se basa en la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos, y tiene como objetivos principales:
- Organizar los documentos de las entidades públicas y privadas de manera coherente y homogénea, facilitando su localización y acceso para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
- Garantizar la conservación y preservación de los documentos que tienen valor histórico, cultural, científico o probatorio.
- Establecer las pautas para la eliminación de los documentos que han cumplido su ciclo de vida y ya no tienen valor administrativo ni histórico.
El Sistema de Ordenación Documental se basa en la elaboración de tablas de retención documental, que son instrumentos donde se describen las series documentales, los tipos documentales y los plazos de conservación de cada tipo de documento. Estas tablas sirven como guía para la gestión documental y la toma de decisiones sobre qué documentos se conservarán y cuáles se eliminarán.
Las empresas en Colombia deben conocer y aplicar el Sistema de Ordenación Documental por varias razones fundamentales:
- Cumplimiento legal: La Ley 594 de 2000 establece la obligación de las entidades públicas y privadas de implementar y mantener un Sistema de Ordenación Documental. El incumplimiento puede llevar a sanciones y problemas legales.
- Gestión eficiente: Un adecuado Sistema de Ordenación Documental permite organizar y clasificar los documentos de manera coherente y sistemática. Esto facilita la búsqueda, recuperación y acceso a la información, lo que mejora la eficiencia en la toma de decisiones y agiliza los procesos internos.
- Transparencia y rendición de cuentas: Con un sistema documental bien estructurado, las empresas pueden demostrar fácilmente el cumplimiento de sus obligaciones, transparencia en sus operaciones y responsabilidad en sus acciones ante las autoridades, clientes, proveedores y la sociedad en general.
- Conservación del patrimonio documental: El Sistema de Ordenación Documental permite identificar aquellos documentos que tienen valor histórico, cultural o científico, asegurando su preservación para futuras generaciones.
- Reducción de riesgos: Una correcta gestión documental reduce el riesgo de pérdida, extravío o alteración de información crítica para la empresa. También ayuda a mantener la confidencialidad y seguridad de los documentos sensibles.
- Facilitar auditorías y certificaciones: Las empresas que están sujetas a auditorías internas o externas, así como aquellas que buscan obtener certificaciones de calidad o cumplimiento, requieren de un Sistema de Ordenación Documental para demostrar la trazabilidad y consistencia de sus procesos.
- Mejora en la productividad: Al contar con un sistema bien implementado, se reducen los tiempos dedicados a la búsqueda de documentos, se evita la duplicación innecesaria y se optimizan los flujos de trabajo.
- Adaptación a entornos digitales: En la era digital, el adecuado manejo de documentos electrónicos es esencial. El Sistema de Ordenación Documental ayuda a organizar y gestionar de manera efectiva la información en formato electrónico.
Para utilizar el Sistema de Ordenación Documental en las empresas de manera efectiva, se deben seguir una serie de pasos y buenas prácticas. A continuación, te presento una guía general sobre cómo implementar y utilizar este sistema:
- Diagnóstico inicial: Realiza un análisis exhaustivo de los documentos que se generan en la empresa, su volumen, los procesos donde intervienen y su importancia. Identifica las necesidades de información y las áreas que requieren una mejora en la gestión documental.
- Diseño del Sistema: Define una estructura y metodología adecuada para organizar y clasificar los documentos de la empresa. Esto puede incluir la creación de tablas de retención documental, listados de series y tipos documentales, y la asignación de plazos de conservación para cada tipo de documento.
- Establecer responsables: Designa a personas o equipos responsables de la implementación y mantenimiento del Sistema de Ordenación Documental. Estos deben ser capacitados adecuadamente y contar con los recursos necesarios para llevar a cabo sus funciones.
- Digitalización y migración: Si la empresa aún trabaja con documentos físicos, considera la posibilidad de digitalizarlos para facilitar su gestión y acceso. La migración de documentos físicos a formatos electrónicos puede requerir una planificación cuidadosa.
- Implementación del sistema: Aplica las pautas y procedimientos definidos en el diseño del Sistema de Ordenación Documental. Asegúrate de que todos los empleados estén informados sobre la nueva estructura y procedimientos para la gestión de documentos.
- Capacitación y sensibilización: Proporciona capacitación a los empleados sobre el uso correcto del sistema, la importancia de la gestión documental y los beneficios que esto conlleva. Fomenta una cultura organizacional en la que todos comprendan la relevancia de mantener un orden adecuado en la documentación.
- Herramientas tecnológicas: Considera el uso de software de gestión documental o sistemas de información que faciliten la organización, búsqueda y acceso a los documentos. Estas herramientas pueden agilizar considerablemente el trabajo con la información y mejorar la productividad.
- Monitoreo y revisión: Realiza seguimientos periódicos para evaluar la efectividad del Sistema de Ordenación Documental. Realiza ajustes y mejoras cuando sea necesario, y asegúrate de que el sistema se mantenga actualizado conforme a las necesidades cambiantes de la empresa.
- Seguridad y acceso controlado: Establece medidas de seguridad adecuadas para proteger la información confidencial y restringir el acceso a ciertos documentos según los roles y responsabilidades de los empleados.
- Eliminación adecuada: Define los procedimientos para la disposición final de los documentos que han cumplido su ciclo de vida y deben ser eliminados, asegurando que esto se realice conforme a las regulaciones legales.
Al implementar y utilizar el Sistema de Ordenación Documental, las empresas podrán disfrutar de una gestión más eficiente y organizada de la información, lo que se traduce en una mayor productividad, una mejor toma de decisiones y un cumplimiento adecuado de sus obligaciones legales y fiscales.
La implementación del Sistema de Ordenación Documental es imprescindible para que las empresas puedan optimizar sus procesos, asegurar el cumplimiento legal, y garantizar la transparencia y confiabilidad en la gestión de su información. Sin embargo, para llevar a cabo esta tarea de manera eficiente, contar con un aliado experto en gestión documental es fundamental.
En este sentido, Verdela y su software Ardiya se presentan como la opción ideal para las empresas que buscan una solución integral y efectiva en la gestión documental. Verdela ofrece una amplia experiencia y conocimiento en la materia, respaldado por un equipo de profesionales altamente capacitados. Su software Ardiya proporciona una plataforma robusta y versátil que permite organizar, clasificar y acceder a la información de manera ágil y segura.
Con Verdela y Ardiya, las empresas pueden estar seguras de contar con un aliado estratégico que les permitirá maximizar el valor de sus documentos, reducir riesgos, aumentar la productividad y cumplir con las exigencias normativas. La confianza en su capacidad para simplificar y optimizar la gestión documental hace que Verdela y Ardiya destaquen como la mejor opción para aquellas organizaciones que buscan alcanzar la excelencia en la administración de su información, allanando el camino hacia el éxito empresarial en un mundo cada vez más digitalizado y competitivo.
