Normas de Gestión Documental en Colombia

La gestión documental es un aspecto fundamental en el funcionamiento de las empresas y organizaciones, y en Colombia se han establecido normas y regulaciones para garantizar su correcta implementación. En este artículo, exploraremos las normas de gestión documental vigentes en el país y su importancia para las entidades colombianas.

La gestión documental, también conocida como la administración de documentos electrónicos, es un proceso que implica la organización, seguimiento y administración de la información contenida en documentos electrónicos. Esta práctica se ha vuelto cada vez más relevante en la era digital, y se aplica en diversos sectores y áreas como contratos, atención al cliente, recursos humanos y registros médicos.

Los beneficios de la gestión documental son evidentes. Permite una mayor eficiencia en la administración de los documentos, facilita el acceso a la información, mejora la conservación de los registros electrónicos y agiliza la identificación y recuperación de la información cuando se necesita. Además, contribuye a mejorar la calidad del servicio prestado a los usuarios.

La normatividad en la gestión documental es fundamental para establecer directrices claras y garantizar que todas las empresas y organizaciones operen bajo los mismos estándares. Esto facilita las relaciones comerciales y permite la comparación y contrastación de las entidades. Además, las normas establecen parámetros para el progreso y desarrollo de la industria en su conjunto.

A nivel global, existen normas reconocidas como el Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records (MoReq), que fue desarrollado en el marco de la Unión Europea y está relacionado con normas de gestión de documentos como la ISO 15489. Estas normas internacionales han sido traducidas a varios idiomas, incluyendo el español, y se utilizan en diferentes países.

En Colombia, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es la entidad encargada de formular, orientar, coordinar y controlar la política de archivos del país, de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos. El Archivo General de la Nación es responsable de promover y asegurar el cumplimiento de las normas de gestión documental en Colombia.

A continuación, se presentarán las normas de gestión documental vigentes en Colombia:

1. Política Nacional de Archivos: Esta norma establece directrices para la gestión de la información física y electrónica, así como su conservación. Regula la creación, organización, administración, uso y disposición de los archivos públicos, con el objetivo de garantizar una gestión eficiente y adecuada de la información gubernamental.
2. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos: Esta norma establece requisitos y recomendaciones para el diseño, desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de conservación de registros electrónicos. Define los principios y procesos clave para la gestión de documentos electrónicos.
3. Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información: Esta norma establece requisitos para un sistema de gestión de la seguridad de la información, que permite a las organizaciones gestionar su información sensible y confidencial de manera segura. Es aplicable a la gestión de documentos electrónicos y garantiza la protección de la información contra amenazas y riesgos.

Además de estas normas, existen otros decretos, acuerdos y circulares relevantes en el ámbito de la gestión documental en Colombia. Algunos de ellos son:

1. Circular 0001 del 31 de marzo de 2020: Esta circular establece una nueva política de gestión documental para las entidades públicas en Colombia. Entre los cambios más significativos se encuentra el uso obligatorio de documentos electrónicos y la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
2. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015: Este decreto aprueba la Política Nacional de Archivos y establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la entidad responsable de su aplicación. Además, define las especificaciones técnicas para la creación, almacenamiento y uso de documentos de archivo en el país.
3. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015: Este decreto establece los procedimientos de registro y archivo para los documentos electrónicos en Colombia. Los cambios más destacados incluyen la clasificación de los documentos según su importancia y sensibilidad, y la eliminación de la necesidad de utilizar archivadores físicos.
4. Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos: Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Entre sus aspectos más importantes se encuentra la responsabilidad del SNA en la administración de los archivos públicos y la obligación de las entidades públicas de conservar sus archivos durante un mínimo de 25 años.
5. Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019: Este acuerdo modifica el Decreto 1080 de 2015 y establece que la Política Nacional de Archivos aplica a todas las instituciones gubernamentales. Además, define los requisitos mínimos para que las entidades públicas cuenten con un sistema de gestión de documentos electrónicos certificado por el Instituto Nacional de Archivos.

Estas normas y regulaciones buscan garantizar una adecuada gestión documental en Colombia y brindar lineamientos claros para las empresas y organizaciones del país. 

Cumplir con estas normas es esencial para gestionar los documentos de manera eficiente, segura y transparente.

En resumen, la gestión documental es un aspecto clave en cualquier entidad y su correcta implementación se basa en el cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes en el país. En Colombia, el Archivo General de la Nación juega un papel fundamental en la formulación y control de la política de archivos. Las normas mencionadas, como la Política Nacional de Archivos, las normas técnicas y los decretos y acuerdos, establecen los requisitos y directrices necesarios para una gestión documental efectiva en el país. Cumplir con estas normas garantiza una mejor organización, acceso y conservación de la información, contribuyendo así al éxito y desarrollo de las entidades colombianas.

En este contexto, Verdela es una empresa especializada en soluciones de gestión documental que puede ayudar a las empresas a cumplir con las normas de gestión documental en Colombia. Nuestros servicios se enfocan en brindar herramientas y asesoramiento para una gestión eficiente y segura de los documentos electrónicos.

Como empresa de gestión documental, entendemos la importancia de cumplir con las normas y regulaciones establecidas en Colombia. Trabajamos en estrecha colaboración con nuestros clientes para desarrollar soluciones personalizadas que se adapten a sus necesidades específicas y les permitan cumplir con las normas de manera efectiva.

Nuestro enfoque se centra en la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) que cumplan con los estándares establecidos por las normas técnicas y regulaciones vigentes. Estos sistemas permiten a las organizaciones crear, almacenar, organizar, recuperar y conservar de manera segura sus documentos electrónicos.

Además, nuestros servicios incluyen la capacitación y el entrenamiento de los equipos de trabajo de las empresas en cuanto a las mejores prácticas de gestión documental. Promovemos la concientización sobre la importancia de la gestión documental adecuada y brindamos las herramientas necesarias para que los empleados puedan implementar eficientemente los procesos y procedimientos establecidos.

Con nuestras soluciones, las empresas pueden experimentar una serie de beneficios, como una mayor eficiencia en la administración de los documentos, un acceso más rápido y fácil a la información, una mejor seguridad de la información confidencial y una mayor capacidad para cumplir con las regulaciones y normas establecidas.

¡Contáctanos!