¿Conoces la última versión ISO 15489 de Gestión de Documentos?
La gestión de documentos es una parte esencial de cualquier organización, ya que implica la implementación de políticas y procedimientos para capturar, organizar, almacenar y preservar la información documental de manera eficiente. Una gestión deficiente de documentos puede llevar a problemas como la pérdida de información importante, la falta de acceso a documentos clave o la incapacidad para demostrar la conformidad con las regulaciones legales.
Es por eso que la Organización Internacional de Normalización (ISO) ha desarrollado la norma ISO 15489 para la gestión de documentos. Esta norma proporciona un marco claro y estructurado para que las organizaciones establezcan y mantengan prácticas de gestión de documentos efectivas.
¿Qué es la norma ISO 15489?
La norma ISO 15489 es un estándar internacional que establece los principios y requisitos para la gestión de documentos en cualquier tipo de organización. Fue publicada por primera vez en el año 2001 y ha sido actualizada recientemente para adaptarse a los avances tecnológicos y las nuevas necesidades del entorno empresarial.
Características de la última versión ISO 15489
La última versión de la norma ISO 15489, conocida como ISO 15489-1:2016, presenta varias características importantes para la gestión de documentos. Algunas de las características destacadas son:
- Ciclo de vida de los documentos: La norma establece un enfoque holístico para el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final. Esto implica la gestión de la creación, captura, clasificación, almacenamiento, acceso, uso, mantenimiento y disposición de los documentos.
- Enfoque basado en procesos: La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos para la gestión de documentos, lo que implica identificar y documentar los procesos relacionados con la gestión documental, así como establecer controles y medidas para garantizar su eficacia.
- Requisitos de conformidad: La norma establece requisitos claros para la gestión de documentos, lo que permite a las organizaciones evaluar su nivel de conformidad y mejorar continuamente sus prácticas. Estos requisitos incluyen la definición de políticas y procedimientos, la asignación de responsabilidades, la capacitación del personal y la realización de auditorías internas.
Importancia de la norma ISO 15489
La implementación de la norma ISO 15489 en una organización ofrece numerosos beneficios. Algunas de las razones clave para adoptar esta norma son:
- Cumplimiento normativo: La gestión de documentos en conformidad con la norma ISO 15489 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y regulatorios relacionados con la retención de información y la privacidad de los datos. Esto reduce el riesgo de sanciones legales y protege la reputación de la organización.
- Eficiencia operativa: Una gestión eficiente de documentos permite una mayor productividad y eficiencia en las operaciones diarias de la organización. Al contar con procesos documentales bien definidos, se reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a la búsqueda y recuperación de información, lo que mejora la toma de decisiones y agiliza los flujos de trabajo.
- Protección y preservación de la información: La norma ISO 15489 proporciona directrices para la protección y preservación de la información a lo largo de su ciclo de vida. Esto garantiza la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos, evitando pérdidas de información crítica y facilitando la continuidad del negocio.
La última versión de la norma ISO 15489 para la gestión de documentos es un estándar internacional que proporciona un marco sólido para que las organizaciones establezcan y mantengan prácticas efectivas de gestión de documentos. Al implementar esta norma, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia operativa, cumplir con los requisitos legales y regulatorios, y proteger y preservar la información de manera efectiva.
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