Cuál es el trabajo de un gestor documental
En la era digital en la que vivimos, la cantidad de información generada y almacenada por las organizaciones ha aumentado de manera exponencial. Ante este crecimiento, el papel del gestor documental se vuelve crucial para garantizar que los documentos y archivos se gestionen de manera eficiente. En este artículo, explicaremos en detalle cuál es el trabajo de un gestor documental, las habilidades y características que se requieren para desempeñar este rol, así como la evolución de esta labor en la era digital. También examinaremos cómo la integración de personas y software en el proceso de gestión documental es fundamental para lograr una eficiencia óptima. Además, destacaremos la aparición de empresas como Vedela, que ofrecen servicios especializados en la gestión documental.
El trabajo de un gestor documental:
El trabajo de un gestor documental se centra en la gestión y organización de documentos y archivos dentro de una organización. Su objetivo principal es garantizar que la información sea accesible, esté bien organizada y disponible para aquellos que la necesiten. Para lograrlo, los gestores documentales deben establecer y mantener sistemas y procesos eficientes para la creación, almacenamiento, recuperación y disposición de documentos.
Perfil de un gestor documental:
El perfil de un gestor documental puede variar según las necesidades específicas de cada organización. Sin embargo, existen habilidades y características fundamentales que se valoran en este campo. En primer lugar, se requiere un conocimiento sólido en gestión documental y sistemas de archivo. Esto incluye comprender las mejores prácticas en la clasificación, catalogación y etiquetado de documentos, así como el dominio de las políticas y procedimientos relacionados con la gestión documental.
Además, los gestores documentales deben poseer habilidades de organización y clasificación de información. Esto implica la capacidad de estructurar y categorizar los documentos de manera lógica y coherente, asegurando que puedan ser fácilmente encontrados y utilizados cuando sea necesario.
Asimismo, la comunicación efectiva y el trabajo en equipo son habilidades esenciales para un gestor documental. La colaboración con otros miembros del equipo, departamentos o incluso organizaciones externas puede ser necesaria para garantizar una gestión documental eficiente.
La precisión y la atención al detalle son cualidades que no pueden pasarse por alto en este campo. Los gestores documentales deben ser minuciosos en su trabajo, evitando errores y asegurando la integridad de los documentos y la exactitud de la información que contienen.
Dado el entorno tecnológico en constante cambio, los gestores documentales deben poseer conocimientos técnicos en software y herramientas de gestión documental. Esto implica estar familiarizado con las soluciones tecnológicas disponibles en el mercado y saber cómo utilizarlas de manera óptima para mejorar los procesos de gestión documental.
La capacidad de adaptarse a los cambios tecnológicos y seguir aprendiendo es crucial para un gestor documental exitoso. La tecnología avanza rápidamente y, como resultado, los gestores documentales deben mantenerse actualizados sobre las últimas tendencias y herramientas en su campo.
Además de las habilidades técnicas, los gestores documentales deben tener una orientación al cliente y habilidades de servicio. Trabajan con diversas partes interesadas, como empleados, clientes y proveedores, y deben asegurarse de que sus necesidades se satisfagan en lo que respecta a la gestión documental.
Funciones de un gestor documental:
Las funciones de un gestor documental son diversas y pueden variar según las necesidades de la organización. Algunas de las principales funciones incluyen:
- Diseño y establecimiento de políticas y procedimientos para la gestión documental: Los gestores documentales son responsables de desarrollar y poner en práctica las políticas y procedimientos que guiarán la gestión de documentos dentro de la organización. Esto incluye establecer reglas para la clasificación, retención, eliminación y seguridad de los documentos.
- Clasificación, catalogación y etiquetado de documentos: Una de las tareas más importantes de un gestor documental es asegurar que los documentos sean clasificados y etiquetados correctamente. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos cuando sea necesario.
- Establecimiento de sistemas de archivo físicos o electrónicos: Dependiendo de la naturaleza de la organización, los gestores documentales pueden implementar sistemas de archivo físicos o electrónicos. En la era digital, se está dando un enfoque creciente a los sistemas de archivo electrónicos, ya que permiten una mayor accesibilidad y eficiencia en la gestión de documentos.
- Supervisión de la creación, recepción y distribución de documentos: Los gestores documentales supervisan el proceso de creación, recepción y distribución de documentos dentro de la organización. Esto implica asegurarse de que se sigan los procedimientos establecidos y que los documentos sean registrados y almacenados adecuadamente.
- Cumplimiento de regulaciones y normativas: Los gestores documentales son responsables de garantizar que la organización cumpla con las regulaciones y normativas en materia de gestión documental. Esto puede incluir leyes de privacidad, retención de documentos y protección de datos, entre otras.
- Desarrollo y provisión de capacitación en gestión documental: Los gestores documentales también pueden desempeñar un papel en la capacitación de otros empleados en cuanto a las mejores prácticas de gestión documental. Esto ayuda a crear una cultura de gestión documental eficiente en toda la organización.
- Coordinación de la eliminación adecuada de documentos: La disposición adecuada de los documentos es fundamental para mantener la organización y cumplir con las regulaciones. Los gestores documentales coordinan la eliminación de documentos de acuerdo con las políticas de retención establecidas, evitando la acumulación innecesaria de información.
- Gestión de la seguridad y el acceso a los documentos: Los gestores documentales se encargan de garantizar la seguridad de los documentos y el acceso adecuado a los mismos. Esto puede incluir la implementación de controles de acceso, la asignación de permisos y la protección de la información confidencial.
- Realización de auditorías y evaluaciones de los sistemas de gestión documental: Los gestores documentales llevan a cabo auditorías y evaluaciones periódicas de los sistemas de gestión documental para identificar áreas de mejora y asegurar el cumplimiento de los estándares establecidos.
Evolución de la labor del gestor documental
En los últimos años, la labor del gestor documental ha experimentado una notable evolución debido al avance tecnológico y la digitalización de los procesos. Anteriormente, el enfoque se centraba principalmente en la gestión de documentos físicos en papel. Sin embargo, con la adopción generalizada de sistemas electrónicos, la gestión documental se ha vuelto cada vez más digitalizada.
Hoy en día, los gestores documentales trabajan con una variedad de documentos electrónicos, como archivos de texto, hojas de cálculo, correos electrónicos, archivos multimedia, entre otros. Esta transición a lo digital ha permitido un acceso más rápido y fácil a la información, así como una reducción en el espacio físico necesario para almacenar documentos.
Además, la evolución tecnológica ha llevado al desarrollo de software y herramientas especializadas en la gestión documental. Estas soluciones ofrecen funcionalidades avanzadas, como la indexación automática de documentos, la búsqueda rápida y precisa, la gestión de versiones, la colaboración en línea y la automatización de flujos de trabajo. Estas herramientas han facilitado significativamente las tareas diarias de los gestores documentales y han mejorado la eficiencia en la gestión de documentos.
La integración de personas y software en la gestión documental:
La gestión documental eficiente requiere una integración efectiva de personas y software. Las personas son responsables de establecer las políticas y los procedimientos, clasificar los documentos, mantener la organización y garantizar el cumplimiento normativo. Son quienes comprenden las necesidades y requisitos de la organización en términos de gestión documental y toman decisiones basadas en esa comprensión.
Por otro lado, el software de gestión documental desempeña un papel fundamental al proporcionar las herramientas necesarias para llevar a cabo las tareas de gestión documental de manera eficiente. Estas herramientas permiten la creación, almacenamiento, búsqueda, recuperación y eliminación de documentos de manera estructurada y controlada. También automatizan procesos repetitivos, agilizan flujos de trabajo y proporcionan análisis y métricas para mejorar la toma de decisiones.
La integración exitosa de personas y software en la gestión documental implica una colaboración estrecha entre los gestores documentales y los equipos de desarrollo de software. Los gestores documentales deben comunicar sus necesidades y requisitos a los desarrolladores para garantizar que las soluciones de software sean adecuadas y satisfagan las necesidades de la organización.
Empresas como Verdela han surgido para brindar servicios especializados en la gestión documental. En Verdela nos dedicamos a implementar y mantener soluciones de software de gestión documental, permitiendo que las organizaciones externalicen esta función y se enfoquen en sus actividades principales.
En conclusión, el trabajo de un gestor documental es fundamental para garantizar que los documentos y archivos se gestionen de manera eficiente en una organización. Aunque la labor ha evolucionado con el avance tecnológico y la digitalización, el papel de los gestores documentales sigue siendo esencial para establecer y mantener sistemas y procesos eficientes. La integración exitosa de personas y software es crucial para lograr una gestión documental eficiente, y empresas como Verdela nacimos para ofrecer servicios especializados en este campo. En última instancia, la gestión documental adecuada permite una mayor productividad, colaboración y cumplimiento normativo en las organizaciones.
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