Conoce la Normatividad Cero Papel en Colombia

La “Normatividad Cero Papel” en Colombia se refiere a un conjunto de medidas y disposiciones que buscan promover la reducción del uso de papel en la administración pública y fomentar la adopción de medios electrónicos para la tramitación de documentos y trámites administrativos.

Si bien no existe una ley específica llamada “Normatividad Cero Papel” en Colombia, el Gobierno colombiano ha implementado diferentes iniciativas y normas para impulsar la digitalización de trámites y documentos. Algunas de estas medidas incluyen:

Decreto 019 de 2012

El Decreto 019 de 2012 en Colombia establece los lineamientos generales para la implementación del Gobierno en Línea, que es una estrategia de transformación digital en la administración pública. Si bien el decreto no menciona explícitamente la iniciativa “Cero Papel”, está estrechamente relacionado con este objetivo.

1. Reducción del uso de papel: El Decreto 019 de 2012 promueve el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública para mejorar la eficiencia y reducir el uso de papel. Establece la obligación de las entidades públicas de ofrecer servicios y trámites en línea, lo que implica la digitalización de procesos y la disminución de la necesidad de imprimir documentos en papel.
2. Fomento de medios electrónicos: El decreto busca fomentar el uso de medios electrónicos para la tramitación de documentos y trámites administrativos. Esto implica la adopción de tecnologías digitales, como la firma electrónica, la facturación electrónica y la gestión documental electrónica, que permiten la eliminación del uso de papel en diversas operaciones y procesos administrativos.
3. Interoperabilidad y acceso a información digital: El decreto establece la interoperabilidad como un principio rector del Gobierno en Línea, lo que facilita el intercambio de información entre entidades públicas. Esto promueve la eliminación de la necesidad de copias físicas de documentos y la disponibilidad de información en formato digital, lo que contribuye al objetivo de reducir el uso de papel en la administración pública.
4. Eficiencia y ahorro de recursos: La implementación del Gobierno en Línea, promovida por el Decreto 019 de 2012, busca mejorar la eficiencia en la prestación de servicios públicos y reducir los costos asociados. Al eliminar o reducir la dependencia del papel, se ahorran recursos en impresión, almacenamiento físico y transporte de documentos, lo que contribuye al objetivo de la iniciativa “Cero Papel”.

Decreto 2150 de 2017

El Decreto 2150 de 2017 en Colombia regula la facturación electrónica en el país. Si bien el decreto no hace mención explícita a la iniciativa “Cero Papel”, está directamente relacionado con el objetivo de reducir el uso de papel en los procesos administrativos y promover la digitalización de documentos.

1. Sustitución de facturas en papel: El Decreto 2150 de 2017 busca sustituir las facturas tradicionales en papel por facturas electrónicas. Al requerir que los contribuyentes adopten la facturación electrónica, el decreto contribuye a la reducción del uso de papel en los procesos de facturación y trámites relacionados.
2. Eliminación de impresiones y almacenamiento físico: La facturación electrónica permite eliminar la necesidad de imprimir facturas y almacenarlas físicamente. Al digitalizar este proceso, se reduce el consumo de papel y se fomenta el objetivo de la iniciativa “Cero Papel”.
3. Agilización y eficiencia en los procesos: La facturación electrónica facilita los procesos administrativos al eliminar la manipulación física de documentos. Esto resulta en una mayor eficiencia en la gestión y un ahorro de tiempo tanto para las empresas como para las entidades gubernamentales. Al reducir la dependencia del papel, se impulsa la meta de la iniciativa “Cero Papel” de optimizar los procesos administrativos.
4. Conservación y acceso a documentos digitales: El decreto establece las pautas para la conservación de facturas electrónicas, permitiendo que se almacenen de forma digital y sean accesibles electrónicamente durante los periodos requeridos por la legislación fiscal. Esto reduce la necesidad de almacenar grandes volúmenes de documentos en papel y facilita el acceso y la consulta de información.
   

Política de Gobierno Digital

La Política de Gobierno Digital en Colombia es una estrategia que busca la transformación digital del Estado y la promoción de servicios en línea para ciudadanos y empresas. Esta política tiene una relación directa con la iniciativa “Cero Papel”, ya que se orienta a reducir la dependencia del papel en los procesos administrativos y fomentar la adopción de medios electrónicos. A continuación se destacan algunos puntos clave:

1. Transformación digital del Estado: La política tiene como objetivo principal impulsar la transformación digital de las entidades estatales, promoviendo la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública. Esto implica la digitalización de procesos, trámites y documentos, reduciendo la necesidad de utilizar papel.
2. Servicios en línea: La política promueve la oferta de servicios en línea por parte de las entidades estatales. Esto implica que los ciudadanos y las empresas puedan realizar trámites y obtener servicios de manera electrónica, evitando la necesidad de acudir físicamente a las oficinas y reduciendo así el uso de papel en la administración pública.
3. Interoperabilidad y datos abiertos: La política busca fomentar la interoperabilidad de los sistemas de información de las entidades estatales, facilitando el intercambio de datos y la integración de procesos. Asimismo, se impulsa la apertura de datos en formatos abiertos, lo que permite a los ciudadanos acceder a la información de manera digital, reduciendo la necesidad de solicitar documentos impresos.
4. Seguridad y confianza: La política establece medidas de seguridad para proteger la información digital y garantizar la confianza en los servicios en línea. Esto incluye la implementación de sistemas de autenticación, la protección de datos personales y la adopción de estándares de seguridad para la transmisión y almacenamiento de información electrónica.

En resumen, el Gobierno de Colombia ha implementado diferentes medidas y políticas para impulsar la digitalización y reducir el uso de papel en los procesos administrativos. Por nuestra parte, en Verdela, nos comprometemos con la sostenibilidad ambiental, y como parte de ello, hemos implementado la Política Cero Papel.

Guiamos a nuestros clientes hacia la implementación de medidas que reduzcan el uso de papel, fomentando la adopción de tecnologías digitales, la digitalización de documentos y la promoción de prácticas sostenibles. Nos esforzamos por ser líderes en la transición hacia una administración más eficiente y consciente del medio ambiente.

Juntos, podemos trabajar hacia un futuro donde la digitalización y el uso responsable de los recursos naturales sean la norma en todas las empresas.

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