5 errores comunes en la gestión de documentos
Cualquier empresa, ente u organismo, por pequeño o grande que sea, llevará un registro de actividades, cuyo número dependerá de su volumen de trabajo. Este registro se verá plasmado en documentos, que tradicionalmente se ha hecho de forma manual que trae como consecuencia un proceso susceptible de errores, una carga laboral alta y tediosa, lo que puede afectar la productividad y la eficiencia en los otros procesos.
Dado que estamos en plena era digital y que el factor humano incrementa las probabilidades de error, el paso más natural y de sentido común, es migrar de un proceso íntegramente manual a uno sistematizado, con el cuál se disminuirán los errores en la gestión de documentos. Los beneficios son varios, se agilizan procesos y se liberan espacios físicos dentro de las empresas o instituciones.
Errores frecuentes en la gestión de documentos
Como ya hemos mencionado, cualquier empresa, ente u organismo registra sus actividades, cuya información tiene mayor o menor importancia, pero siempre será necesario su registro y archivo.
Es frecuente que se realice este proceso de forma inadecuada, desordenada, tan solo por cumplir un requisito de llevar registros, siendo que el manejo de la información de manera apropiada nos da muchas ventajas, ya que acceder a ella de forma expedita nos da una capacidad de respuesta más rápida y un conocimiento de nuestro negocio actualizado.
Para mejorar, primero tenemos que reconocer los errores y poder actuar en los correctivos. Así que veamos 5 errores comunes en la gestión de documentos:
- No tener una metodología de trabajo
Cuando no se tienen bien definidas las funciones de cada cargo y los distintos pasos a seguir en cada tarea, la eficiencia decae. Pues los sistemas o programas ERP (Enterprise Resource Planning) están diseñados para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de negocio de manera más eficiente y efectiva.
Un sistema ERP típico combina una variedad de aplicaciones empresariales, como finanzas, contabilidad, gestión de la cadena de suministro, gestión de inventario, recursos humanos y gestión de relaciones con clientes, en una sola plataforma centralizada.
Sin embargo, si no se cumplen los debidos procesos para registrar datos en un sistema ERP, estaremos trabajando con información errada que puede traer un efecto dominó en otros departamentos. De ahí la importancia de que cada empleado cumpla con sus funciones apropiadamente, para minimizar los errores en la gestión de documentos.
- Imprimir cualquier registro
Si bien es cierto que llevar un registro de todas las actividades es importante, sobre todo si el volumen de las mismas es alto, y por otra parte, hay una costumbre arraigada de hacer registros digitales con su respectivo respaldo físico, que puede ser una medida de resguardo de información útil. Sin embargo, imprimir todos estos registros en papel es una tarea innecesaria, y uno de los errores más comunes en la gestión de documentos.
Imprimir un gran volumen de documentos implica una inversión de recursos, como tóner de la impresora, papel y electricidad. Otro factor importante a tener en cuenta, es el tiempo que requiere esta actividad, si sumamos hora-hombre este podría ser un tiempo invertido en otras actividades más productivas, menos tediosas y repetitivas para una persona.
Otra desventaja de este error, es acumular gran cantidad de papel, que será difícil archivar,ocupando cada vez más espacios en tus instalaciones, y que a la larga tendrás que destruir, pues son documentos cuya información no son relevantes para tu empresa. Sin contar con el impacto ambiental que representa un mal uso del papel.
- No centralizar las tareas en un solo programa
Las actividades de una empresa pueden ser muy variadas, todo depende del nivel de complejidad y cantidad de procesos que se lleven a cabo en su desempeño diario. Si sistematizamos las tareas en varios programas que no se encuentren interconectados entre sí, esto ralentizará los procesos y será difícil ubicar la información.
Por ejemplo, puedes tener un sistema para la gestión de documentos, un CRM para interactuar con tus clientes, un ERP y otro sistema aparte para tus ventas on line. De esta forma tienes la información repartida, y si esos sistemas no están interconectados, no serán beneficiosos a pesar de ser avanzados.
La solución a la vista es centralizar todas las actividades en un solo sistema, para lo cual se necesitará un experto en programación.
- No utilizar programas SaaS
Con este tipo de programas, el proveedor del software aloja y mantiene el software en sus propios servidores, y los usuarios pueden acceder al software a través de una interfaz web o una aplicación específica. De esta forma se tendrá la información alojada en un solo sistema con mayor protección de datos y te facilitará ubicar datos y hacer los cálculos necesarios en una sola plataforma.
- Desorden en la nube
Digitalizar documentos y archivarlos en una plataforma puede dar la sensación de que es una tarea de organización per se. Ciertamente este tipos de plataforma de almacenamiento como Google Drive y Dropbox, son muy útiles como receptores de información digitalizada, de igual forma debemos saber cómo guardar y organizar nuestra información en estas plataformas, para poderla ubicar de manera expedita. Este es otro de los errores comunes en la gestión de documentos, pensar que lo digital organiza por sí solo la información.
Conclusión
Con la era digital la gestión de documentos se ha sistematizado y simplificado en cuanto al acceso y uso de los datos. Sin embargo, el avance en programas aún no ha podido evitar errores comunes en la gestión documental, ésto debido, principalmente a la intervención humana.
Por eso, es importante que elecciones adecuadamente a tu personal en cuanto a sus funciones y los diferentes pasos a seguir en sus tareas, ya que de esta forma podrán hacer una combinación perfecta con cualquier programa de gestión documental como ARDIYA, el cual desarrollamos en Verdela para facilitar la gestión documental de cualquier empresa. Así que deja esa tarea en nuestras manos. Contáctanos aquí.
